我的时间管理之道:由一个内训师会议引发的思考

李笑来:时间从来就不能管理,只能管理自己。

从很早的时候开始,我就接触过很多关于时间管理的书籍或者内容,但是一直觉得这些工具和方法都太形式化,太刻板和太做作。

但是从去年某个时间开始,我渐渐地意识到我的时间越来越不够用了,最根本的原因是我发现我欠缺的东西很多,想学的内容也有很多。

类似于下面的这个图,我从舒适区过渡到了学习区,甚至是到了恐慌区,所以我开始涉猎更广的范围,学习更丰富的知识,接触更多的领域,自然而然,时间不够用的问题也就是接踵而至。

于是时间管理的问题亟待我解决,而我比较认同上面那句李笑来老师在《把时间当作朋友》一书中提出的观点:时间从来就不能管理,只能管理自己。

我为什么有时间?

今天公司内部开了一个内训师的会议,简单地理解就是希望选拔几位同事成为内训师,然后承担一些企业内训的工作。

成为内训师是一件好事,得到的收获和锻炼会有很多,但是一个很大的难题暴露在眼前,那就是:很多人都觉得自己平时的工作已经很多了,怎么去挤出时间来制作培训课件,筹备内训会议呢?

于是,就有同事问我:“你是如何在繁忙之中,还有能每个月发那么多的公众号呢?”

关于这个问题,我在会议上没怎么解释,所以我想可以在这里给出一些解释。

首先,我的时间也确实不够用,3月份我发了11篇推送,占用了我挺多的时间,最明显的就是我3月份的阅读计划没有完成。我有一个年度50篇的阅读计划,意思是我一年要读完50本书,平均一个月大概就是34本,而3月份我大概就读完了12本,还只是粗略的阅读。

其次,我写公众号的时间一般是晚上,而晚上比较安静,适合沉思和撰文,写文章会让我有一种心流状态,我很享受这种感受,同时有时候文思泉涌的时候写东西也比较快。所以,我3月份晚上打游戏或者做家务等时间明显被写作占用了,以至于家里可能都比平时脏了一些些。

接着,写公众号对我来说是一个值得花费时间去做的事情,因为「费曼学习法」强调的就是输出倒逼输入,所以我的输出就是为了更好的输入。即使,我觉得写作确实占用了一些时间和精力,但是我觉得这个是值得去做的。

例如说,工作时间8小时,它的价值对应的是公司给我的薪酬;而晚上写作2小时,它对应的价值是我自己成长的投资,这投资的汇报会线性增长。目前可能这个时薪是比不过公司工作的时薪的,但是未来很有可能会超过工作的时薪,所以如果看中长远收益,做这件事是很值得的。

最后,时间是规划出来的,如果我觉得今天没时间写,那么我会考虑第二天早起一点,或者我在去上班的路上脑海里构思一下文章的结构,然后在一些碎片化的时间记录一些关键点和内容段落。等真正写的时候,直接摘录过来就够了,不会特别占用时间。所以大家可能看我写的文章很长,几千个字,但是往往不会花费我太多的时间。别被高考的800字给吓怕了,键盘输入800字也就是十几分钟的事情。

我写的工作规范指引

这份工作规范指引是我写在公司内部的WIKI里面的,大概是去年12月的时候写的,主要目的是给团队新员工一些指导,同时也能给自己一些指导,期间我也陆陆续续对它进行了一些完善。当然,截止到目前为止,里面写的很多东西我也没有能100%遵守、完成,但是我觉得这东西对我还是很有用的。

因为,它给了我一个警示作用,当我觉得有点迷乱的时候,我就去翻翻它,总是会有新的收获的。

现在我把复制出来,给大家看看。可能有点长,可以慢慢看。

a.) 刚上班时

建议在早上刚来公司,9:00-9:30之间完成以下工作,此条内容为建议内容,并非标准化的指引文档。

  1. 规划当天的主要工作内容,写在Todo List中;
  2. 完成前一天的日报,回顾并总结昨天的工作内容,重点发生的业务,以及未完成的任务等;
  3. 查看群消息的内容,尤其是一些业务群,例如客服反馈群,仓库群,客户沟通群,IT内部群等,梳理是否有遗漏的信息,保持信息的完整性,及时性;
  4. 阅读1~3篇文章,产品类文档,跨境知识类文章,行业新闻类文章,工作提升类,或者其他文章,保持对新鲜事物的敏感度和关注度;
  5. 提前准备9:30的站立会内容,例如查看迭代的进度,需求的完成情况,特殊需求的追加等内容,确保站立会简单高效的完成;

b.) 工作中

工作中泛指上午时间或者下午时间,不特指具体某些时间点。此条内容为经验分享,仅作为参考学习使用。

  1. 关于会议,会议按自己发起和别人发起来分类。如果是自己发起的会议,尽量要做到提前告知时间,地点和内容,重要的会议需要提前准备充分,切忌无脑约会议,会议时间过长,同时还没得出结论;如果是别人发起的会议,如果自己有更重要的事情要做,可以提前了解会议内容是讨论什么,以此来决定是否要参与或者是否可以中途离场;如果突然紧急被Cue参加会议,则带好纸币,做好相关会议记录。如果会议时间过长,疲惫或者暂时得不出结论,建议插入休息时间或者立即终止会议,另寻时间再开。
  2. 关于临时被Cue,被Cue会有很多种场景,如果自己当前有重要事情要做,可以拒绝这种打断,过一会再讨论,尽量不要让自己断开心流状态;如果没有重要事情或者可以被打断,则尽量快速地解决问题即可,不要衍生更多的问题和分支,避免自己受到干扰。
  3. 关于主动Cue别人,如果紧急事情Cue别人,需要换位思考进行做到少打扰,例如提前询问是否方便,缩短讨论时间等。Cue完之后重要的时候需要做一些记录和总结,以文字化的形式再抄送给对方。如果不是特别重要的,则尽快将收集到的信息整理好,然后自己回归一种平和心态,进入正常工作状态。
  4. 关于多线程工作,多线程工作是常有的也不可避免的。如果对多线程工作没有经验,建立用Todo list协助,例如今天要做什么,哪些是重要的,哪些是紧急的,然后以Todo list为行为准则和指导,确保重要的事情先做。多线程工作可以划分成几个进程,例如先做好大纲和框架,然后填充细节;先列出方向和目标,然后渐进明细这些东西;切割好自己的效率波峰和波谷,将重要的事情放在效率的波峰来做,不重要或者不紧急的放在效率的波谷来做。

c.) 将下班时

建议在下午下班前十分钟进行准备,此条内容也是建议内容,不作为标准化指引使用,只是参考。

  1. 查看自己的工作进度,未完成的内容有哪些,提前整理好,以备明天继续完成;
  2. 反思并总结当天的工作,时间是否有浪费,能力是否有提升,某些环节是否可以做的更好;
  3. 提交安排好第二天的工作大纲,大概要做什么事情,最重要的应该是什么,还有什么未解决需要寻找帮助等;

它真的有用吗?

既然我都写了这篇文章了,那么答案肯定是:真的有用。

那它适合你吗?关于这个问题的答案我就不敢太武断地回答了。因为工作种类不一样,工作环境不一样,个人的理解和掌握程度也会不一样,所以这个问题的答案我觉得需要每个人自己去探索和发现。

但是我的建议是,首先要认知到时间管理的本质是什么,其实就是管自己。那么怎么管自己,就会有很多种办法。

找到一种你最喜欢,也能接受的方式逐步去管控自己。这一步肯定很难,我这样寥寥数笔肯定说得不痛不痒,也收效甚微。但是其实如果我写一堆工具和推荐,我觉得一样很难对大家有所帮助。

因为,我无法教给你任何东西,我只能帮助你去发现一些东西。

例如,让你发现,其实时间管理是每个人都会遇到的痛点,但是有的人已经找到办法去解决了,而有的人现在还在彷徨,还在犹豫,甚至还没意识到时间管理是一件很重要的事情。

同样的,让你发现,其实我每个月写很多文章,其实我背后也舍弃了很多,舍弃了娱乐时间,舍弃了一些看书的时间,甚至也舍弃了一些业务时间探索业务时间等等。但是我是在做取舍,在做衡量,我觉得做这些是值得的。

那我现在回到写本文的初衷或者最后的那个问题,做企业的内训师,肯定是会占用业务时间的,同样也是一件很有收益和价值的事情。那么此刻的问题应该转化成了:在时间的取舍上,我是愿意把时间花在这里还是其他上面?哪件事的价值会更高?

如果你来选,你会怎么做呢?欢迎评论区留言和我讨论。

对了,我换了新的LOGO,新的文章和配色,如果你觉得还不错,或者有什么建议,也欢迎你和我互动。

因为,做这件事对我来说,也是一种成长和收获,而且是一种价值还不低。

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